Como conferir a prestação de contas do condomínio
Este é o roteiro que eu daria para um síndico ou conselheiro que me perguntasse o que olhar numa pasta de prestação de contas e tivesse uma tarde para isso.
Ele não exige ser contador. Não exige software. E não substitui auditoria — no fim do texto eu explico exatamente onde ele para, porque essa parte é tão importante quanto o roteiro.
Antes de começar: o que você deve ter em mãos
Peça à administradora, por escrito, o pacote completo do mês ou do período:
- Balancete — o resumo de receitas e despesas
- Extrato bancário de todas as contas do condomínio, do período inteiro
- Notas fiscais e comprovantes de cada despesa
- Guias de tributo recolhidas
- Folha de pagamento e os encargos, se há empregados
- Contratos vigentes com fornecedores
Se algum desses itens não vier, isso já é informação. A recusa ou a demora em entregar documento de prestação de contas é, por si, um ponto a registrar em ata.
Passo 1 — Compare o extrato com o balancete
Comece pelo dinheiro, não pelo resumo.
Pegue o saldo inicial do extrato, some tudo que entrou, subtraia tudo que saiu e confira se chega no saldo final. Depois faça o mesmo com o balancete e compare os dois resultados.
O que você procura: movimentação que aparece no extrato e não aparece no balancete, ou o contrário. Um balancete que fecha sozinho não prova nada sobre o dinheiro que realmente transitou.
Se o condomínio tem aplicação financeira, confira também os resgates e aportes. É um lugar onde dinheiro some do campo de visão sem sair da conta.
Passo 2 — Confira se cada despesa tem nota do lado
Vá despesa por despesa do balancete e procure a nota correspondente.
O que você procura: despesa lançada sem documento. Não é necessariamente irregularidade — pode ser nota que ficou para trás —, mas cada uma precisa de uma resposta, e o conjunto delas diz muito sobre o cuidado de quem organizou a pasta.
Passo 3 — Faça as quatro checagens da nota fiscal
Para cada nota, quatro perguntas. Elas levam cinco minutos por documento e resolvem a maior parte do que se encontra numa pasta:
- Está em nome do condomínio? Nota em nome de pessoa física, do síndico ou da administradora não comprova despesa do condomínio.
- O CNPJ está ativo? A consulta é gratuita no site da Receita Federal. CNPJ baixado ou inapto na data da emissão é apontamento.
- O CNPJ é de quem emitiu? O nome na nota e o CNPJ têm que ser da mesma empresa.
- A tributação está correta? Serviço tem retenção — ISS, INSS, IRRF, conforme o caso. Nota sem a retenção devida vira risco do condomínio, não do prestador.
Nenhuma das quatro exige ser contador.
Passo 4 — Confira os tributos contra as guias
Retenção que aparece na nota precisa ter guia de recolhimento correspondente.
O que você procura: tributo retido e não recolhido. É um dos achados de maior consequência, porque o valor retido não é do condomínio — ele foi descontado do prestador para ser repassado ao fisco.
Passo 5 — Olhe a folha de pagamento
Se o condomínio tem empregados: confira se o número de pessoas na folha bate com o número de pessoas que trabalham no prédio, e se os encargos foram recolhidos.
O que você procura: encargo calculado e não pago, e pessoa na folha que ninguém reconhece.
Passo 6 — Procure o fornecedor de aparição única
Liste os fornecedores por valor e veja quem recebeu alto e apareceu uma vez só.
Isso não é irregularidade. É uma pergunta legítima: o que foi contratado, quem aprovou, e por que não se repetiu.
Passo 7 — Compare com os meses anteriores
Pegue três ou quatro meses e ponha lado a lado as mesmas rubricas.
O que você procura: despesa que salta sem explicação, rubrica que aparece do nada, e contrato com reajuste que ninguém aprovou.
Onde este roteiro para
Agora a parte honesta.
Tudo acima funciona por amostragem, feito por uma pessoa, numa tarde. E amostragem tem uma limitação que não é de esforço: ela encontra o que está na amostra. O que ficou de fora continua fora, e você não tem como saber o tamanho do que não olhou.
Quando eu falo de auditoria, a diferença é só essa, e ela é grande:
- Página por página, não por amostragem. O período inteiro, não os meses que deram tempo.
- Cruzamento sistemático. Balancete contra extrato, despesa contra nota, contrato contra pagamento, tributo contra guia — todos, em todos os meses.
- Cada apontamento ligado à página de origem. Com a gravidade, o valor envolvido e a imagem do documento. Você clica e confere, em vez de acreditar.
- Graduação. Nem todo achado tem o mesmo peso, e um relatório que trata tudo igual é tão inútil quanto um que não aponta nada.
E se você encontrar alguma coisa
Duas recomendações, nessa ordem.
Primeiro, pergunte. A maioria absoluta do que se encontra tem explicação — erro de lançamento, documento que ficou para trás, falta de conhecimento técnico de quem administra. Chegar acusando queima a relação e costuma estar errado.
Segundo, registre. Pergunta feita por escrito, resposta recebida por escrito, e o que ficou sem resposta em ata. Não por desconfiança: porque quem assina responde pelo que assina, e registro é o que protege quem está de boa-fé.
Giselle Fabbro é auditora e sócia da GFR Consulting, com 20 anos em finanças financeira.
Este texto trata do funcionamento operacional da prestação de contas e não constitui parecer jurídico ou contábil. Questões de responsabilidade legal devem ser tratadas com advogado.