Duas formas de conferir
Auditoria investigativa
Quando já existe dúvida sobre contas que foram prestadas.
Olha para trás. Reconstrói o período sob suspeita documento por documento, apura o que foi pago, contra o quê, e o que não tem lastro. O laudo separa o que está errado do que está apenas mal explicado — e diz de onde veio cada conclusão.
Auditoria preventiva
Quando a gestão quer conferir o corrente, mês a mês.
Acompanha a prestação de contas enquanto ela acontece, para que o problema não chegue à assembleia. É o modo que protege quem administra: erro apontado em março é ajuste, erro apontado em dezembro é discussão.
O que é conferido
- Balancete contra extrato bancário, movimento a movimento
- Cada despesa contra a nota fiscal correspondente
- Nota fiscal: titularidade, CNPJ ativo, emitente e retenção de tributo
- Tributo retido contra a guia de recolhimento
- Contrato contra o que foi efetivamente pago
- Folha de pagamento e encargos
- Fundo de reserva e aplicação financeira
- Convenção e atas, quando o apontamento depende do que foi deliberado
Página por página, não por amostragem
Conferência por amostragem encontra o que está na amostra — e deixa quem assina sem saber o tamanho do que ficou de fora. Aqui o período é conferido inteiro.
- 1
Você entrega a pasta
Balancetes, extratos, notas, guias, contratos e folha, do jeito que a administradora mandou. Não é preciso organizar nada antes.
- 2
Os documentos são separados e lidos
Cada página é classificada pelo que ela é e ligada ao mês a que pertence. Documento ilegível ou faltando também é resultado: ele vira apontamento em vez de sumir.
- 3
Os dados são cruzados
Balancete contra extrato, despesa contra nota, contrato contra pagamento, tributo contra guia. Em todos os meses, não nos que deram tempo.
- 4
Sai o laudo, com a página de origem
Cada apontamento traz a gravidade, o valor envolvido, a página exata de onde saiu e a imagem daquele documento. Você clica e confere em vez de acreditar.
- 5
A auditora revisa e assina
Nenhum apontamento entra no laudo sem passar pela revisão da Giselle. Quem assina responde pelo que está escrito — e o laudo vem com reunião de devolutiva para tirar dúvida.
Esse processo tem nome, método escrito e é o mesmo em toda auditoria: chama-se SACI. É o que garante que dois laudos da GFR sigam o mesmo padrão, com a mesma graduação de gravidade e a mesma rastreabilidade.
Giselle Fabbro
Diretora Executiva · análise de prestação de contas
Vinte anos em finanças, com formação na área, pós-graduação e mestrado em gestão, e boa parte dessa estrada no mundo corporativo — onde auditoria não é exceção, é rotina. É esse método que ela traz para o condomínio.
Porque o condomínio virou empresa: tem CNPJ, conta bancária, folha de pagamento, obrigação trabalhista e tributária. Movimenta como empresa e responde como empresa. Só a conferência é que ficou para trás.
Para quem serve
- Síndico que assina a prestação de contas e não tem como conferir o que assina
- Conselho fiscal que precisa dar parecer com fundamento
- Condomínio onde as contas já viraram discussão em assembleia
- Administradora que quer uma conferência independente do próprio trabalho
- Advogado que precisa de um documento técnico com rastreabilidade
Erro não é fraude. E quase nunca é.
O que uma conferência encontra, na maioria das vezes, é falha de processo ou falta de conhecimento técnico de quem administra. O laudo mostra de onde veio a falha, com a página e o documento. Quem explica é quem administrava; quem qualifica juridicamente é o advogado. Essa diferença é o que separa um documento técnico de uma acusação.
Falar com a GiselleDo blog
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